Heb je ook een organisatie waar het hollen of stilstaan is? Hoe fijn zou het zijn als je die werkdruk meer zou kunnen spreiden? Veel ondernemers en leidinggevenden zeggen dat het in hun sector niet anders kan, maar dat is lang niet zo vaak het geval als je denkt.
Zie het voorbeeld van een accountancy kantoor. In die branche is het meestal op bepaalde tijden van het jaar heel druk. Het werk was te complex om er een uitzendkracht op te zetten dus had het personeel het sommige maanden razend druk en andere maanden bijna niets te doen.
We gingen samen met de DGA aan tafel zitten om te kijken wat er aan gedaan kon worden. De eerste stap was om (pro)actiever met hun klanten te communiceren en zo vroeg mogelijk aan de klant alle documentatie te vragen i.p.v. te wachten tot het werd ingediend. Hierdoor kreeg het personeel veel meer tijd om de belastingaangiftes te doen. Ook verkochten ze meer diensten aan dezelfde klanten doordat ze de situatie van de klant beter kenden en meer tijd met hen doorbrachten.
De tweede stap was om in de rustige tijden van het jaar specifieke marketing campagnes te voeren. Bijvoorbeeld het verloten van prijzen onder klanten die een potentiële nieuwe klant aanbevolen.
En de laatste stap was dat het kantoor zich meer richten op het verkopen van hun boekhoudkundige service aan de bestaande klanten. Hier verdienden ze niet veel aan, maar door zelf de boekhouding te doen, waren alle financiële gegevens ruim op tijd binnen en heel accuraat verwerkt. Daardoor verliepen de BTW en omzetbelastingaangiftes heel snel en probleemloos. En daar zat wel een goede marge op.
Van te voren dacht de klant dat het niet anders kon, maar juist door samen heel open en creatief aan de slag te gaan kwamen we tot praktische oplossingen die geen extra investering vergden. En dat soort oplossingen kun je niet alleen vinden voor het spreiden van werkdruk, maar bijvoorbeeld ook voor het verlagen ervan. Gewoon, door slimmer te werken.
Lizanne Jakobs
Oprichter Brilliant Work, Bedrijfscoach en adviseur
Zelf ook slimmer werken? Neem contact met ons op!