In dit gastblog van de Kamer van Koophandel staan we stil bij verdere digitalisering van exportdocumenten. De sluiting van fysieke loketten de afgelopen jaren was voor de KVK een aanleiding om steeds meer te gaan digitaliseren. Op dit moment worden 96% van alle exportdocumenten digitaal bij de Kamer van Koophandel aangevraagd. Dat betekent dat 4% nog steeds niet is overgestapt. De KVK zet nu de laatste stap richting het 100% digitaal aanvragen van exportdocumenten.
De afgelopen jaren stimuleerde de Kamer van Koophandel al vaker ondernemers om over te stappen van post naar digitaal. Zo ook het afgelopen jaar toen iedereen in verband met COVID-19 werd geadviseerd om zoveel mogelijk vanuit huis te werken. De KVK is nu met een officieel bericht gekomen dat met ingang van 5 april 2021 het niet langer mogelijk is nog per post documenten bij de KVK aan te vragen. Geen zorgen want hier zijn digitale oplossingen voor.
Voordelen digitalisering
Je kunt als bedrijf jouw exportdocumenten niet rechtstreeks digitaal bij de Kamer van Koophandel aanvragen. Dit kan alleen via een tussenpersoon (intermediair). We benoemen graag een aantal voordelen van het digitaliseren van dit proces:
- Informatie wordt toegankelijker; geen stapels papieren meer op je bureau, maar een digitale administratie die het terugvinden van bijvoorbeeld bewijslast voor het aanvragen van je exportdocumenten een stuk eenvoudiger maakt. Bovendien heb je deze tot je beschikking vanaf iedere willekeurige plek bijvoorbeeld thuis of op kantoor.
- Het uitwisselen van gegevens wordt eenvoudiger; wanneer je veel samenwerkt met collega’s en externe partijen is het fijn dat je informatie digitaal kunt uitwisselen. Zo heb je geen papieren dossiers meer en is de kans dat de documenten kwijtraken een heel stuk kleiner.
- Bedrijfsprocessen versnellen; het digitaal uitwisselen van gegevens zorgt voor kortere doorlooptijden. Zo lang als we er vroeger over deden om een exportdocument aan te vragen, zo snel gaat het tegenwoordig. De benodigde data wordt digitaal aangeleverd, ingelezen en gecontroleerd. Daarna wordt het verzoek tot legalisatie digitaal naar de Kamer van Koophandel verstuurd en binnen enkele minuten heb je een gelegaliseerd document terug.
- Minder kans op fouten; door te digitaliseren kun je ook meer automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan het automatisch overnemen van gegevens uit je ERP-systeem of door gebruik te maken van templates waarbij standaard gegevens automatisch overgenomen worden bij het opmaken van de benodigde exportdocumenten. Dit reduceert de kans op fouten aangezien er minder handmatig werk aan te pas komt.
Digitaal documenten aanvragen
Een van deze digitale oplossingen is de webshop van Exportdocumenten.com. Zij hebben met hun webshop een digitale koppeling met de KVK waarmee jouw exportdocumenten ter goedkeuring worden aangeboden bij de KVK. Vraag je je documenten voor 15.00 uur aan, dan sturen zij deze dezelfde dag nog naar je op. Vergeleken met het post proces heb je je documenten hiermee minimaal 2 werkdagen sneller in huis.
Het doel is om het aanvragen van exportdocumenten zo eenvoudig mogelijk te maken. De kennis van de douanespecialisten is verwerkt in de webshops. Dat maakt het dat vrijwel iedereen zelfstandig zijn documenten kan regelen. Heb je tijdens het aanvragen van je document een vraag? Dan staat het Customer Service team voor je klaar. Je kunt hen per mail of telefoon bereiken.
Overige documenten
Wil je weten welke aanvullende documenten je nodig hebt, dan zijn er diverse websites die je hiervoor kunt raadplegen. Acces2Markets is een platform dat informatie geeft over documenten die je nodig hebt bij export vanuit de Europese Unie (EU), naar landen buiten de EU. Hierbij kun je de specifieke eisen voor jouw product opzoeken, op basis van de HS-code en het bestemmingsland.
Wil je voor jouw bedrijf exportdocumenten aanvragen, of ben je een starter op de exportmarkt en wil je graag hulp en advies bij het opstarten van jouw activiteiten in het buitenland? Neem dan contact met ons op. Wij helpen je graag op weg.
